Persondatapolitik – behandling af persondata i TDC Pensionskasse

TDC Pensionskasse-koncernen (TDC Pensionskasse) indsamler, registrerer og behandler personoplysninger om pensionskassens medlemmer, lejere af pensionskassens boliger og lejere af pensionskassens ferieboliger.

Oplysningerne opbevares, så længe de er nødvendige af hensyn til nedennævnte formål og i henhold til gældende lovgivning, hvorefter oplysningerne slettes.

Som dataansvarlig har TDC Pensionskasse indgået databehandleraftaler med de virksomheder, der behandler data på TDC Pensionskasses vegne.

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger er: TDC Pensionskasse, Teglholmsgade 1, 2450 København SV, CVR-nummer 71967611.

Ønsker du yderlige oplysninger, kan du kontakte os på mail TDP-gdpr@tdc.dk og telefon 6666 4462. Sender du et fysisk brev til os herom, skal brevet mærkes ”persondata”.

Formål

Medlemsadministration – pensionskassens medlemmer (og disses ægtefæller og børn).
Sikre korrekt udbetaling af pension iht. pensionsaftale og efterleve gældende lovgivning.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnr.
  • Mailadresse
  • CPR-nr.
  • Kontonr.
  • Skattekortoplysninger
  • Lønnr.
  • Vielsesdato og civilstand
  • Familierelationer (ægtefæller og børn)
  • Pensionsforhold
  • Dato og årsag for fratrædelse fra TDC
  • Dødsfald (dato)
  • Funktion i TDC
  • Medlemskab af seniorklub

Følsomme oplysninger:

  • Helbredsoplysninger (registreres (med samtykke), hvis de har betydning for udbetaling af pension)

Kilder

Vi indsamler oplysninger fra følgende kilder:

  • Direkte fra dig
  • Din arbejdsgiver
  • Offentlige myndigheder (fx SKAT og CPR)
  • Læger
  • Seniorklubber

Behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysningerne baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Artikel 6.1.a (samtykke)
  • Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som personen er part i eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.
  • Artikel 6.1.c (nødvendig for at TDC Pensionskasse kan overholde en retlig forpligtelse, indberetning til SKAT)
  • § 11 i databeskyttelses-loven vedrørende behandling af CPR-nr.

Videregivelse af oplysninger

Vi kan dele oplysninger med:

  • Offentlige myndigheder (fx SKAT og Helbredsnævnet)
  • Samarbejdspartnere, leverandører og forhandlere, herunder IT-leverandører, support, vareleverandører og finansielle institutioner, som vi samarbejder med

Vi offentliggør dødsfald blandt pensionerede tidligere ansatte på vores hjemmeside.

Opbevaring

Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

  • Persondata anonymiseres elektronisk (de fysiske mapper slettes) efter 10 år regnet fra den dag, da den sidste ydelse blev betalt til medlemmet (eller et efterlevende medlem), eller hvis ingen betaling har fundet sted, fra den dag, da den første ydelse kunne kræves betalt.
  • Pensionsudbetalinger og skatteindberetninger slettes efter 5 år regnet fra udløbet af det regnskabsår, hvor aktiviteten har fundet sted.
  • Bogføringsbilag, fakturaer mv. opbevares iht. bogføringsloven.

Formål

Ejendomsadministration – lejere af pensionskassens boliger.

Administration og udlejning af lejeboliger og efterlevelse af gældende lovgivning.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnr.
  • Mailadresse
  • Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund
  • Lejernr.
  • CPR-nr. (bruges ved indgåelse af kontrakt (elektronisk signatur), ved flytteafregninger (NemKonto.) og ved opslag i RKI.
  • Betalingsoplysninger herunder kontonr., evt. betalingsmisligholdelse, insolvens- eller konkurserklæringer og udlæg i deposita
  • Ind- og udflytningsdato
  • Oplysninger om og korrespondance vedrørende leje- eller fremlejeforhold, herunder lejekontrakt, lejemålets indretning, forbrugsregnskaber, varslingsbreve, vaskekort, adgangsnøgler- og kort, klagesager, boligstøtte
  • Registreringsnr. ved leje af p-plads
  • Studie start- og slutdato (kun studieboliger)

Kilder

Vi indsamler oplysninger fra følgende kilder:

  • Direkte fra dig
  • Findbolig/DEAS

Behandlingsgrundlag

Vi behandler lejernes personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Artikel 6.1.a (samtykke)
  • Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som personen er part i eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt).
  • § 11 i databeskyttelses-loven vedrørende behandling af CPR-nr.

Videregivelse af oplysninger

Vi kan dele oplysninger med:

  • Din arbejdsgiver
  • Samarbejdspartnere, leverandører og forhandlere, herunder IT-leverandører, support, vareleverandører og finansielle institutioner, som vi samarbejder med

Opbevaring

Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

Persondata slettes efter 3 år regnet fra fraflytningsdato.

Uafsluttede sager med lejer fastfryses, indtil sidste ydelse er betalt.

Bogføringsbilag, fakturaer mv. opbevares iht. bogføringsloven.

Formål

Ferieboligadministration – lejere af pensionskassens feriehuse.

Administration og udlejning af ferieboliger iht. gældende regler, herunder validering af din tilknytning til oplyst pensionskasse eller arbejdsgiver, behandling af dine reservationer /bookinger, kontakt til dig før, under og efter dit ophold og udsendelse af nyhedsmail.

Kategorier af personoplysninger  

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

  • Navn
  • Brugernavn
  • Mobil- og/eller telefonnr.
  • Adresse
  • Mailadresse
  • Fødselsdato
  • Løn- eller medlemsnummer
  • Tilhørsforhold til pensionskasse eller Arbejdsgiver
  • Betalingsoplysninger
  • Køb og booking historik
  • Feedback fra brugerundersøgelser efter leje
  • Feedback fra kundeundersøgelser

Kilder

Vi indsamler oplysninger fra følgende kilder:

  • Direkte fra dig

Behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Artikel 6.1.a (samtykke)
  • Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som personen er part i eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt).
  • Artikel 6.1.f (nødvendig for forfølgelsen af en legitim interesse for TDC Pensionskasse). Den legitime interesse vi forfølger er validering af tilknytning til oplyst pensionskasse eller arbejdsgiver.

Videregivelse af oplysninger

Vi kan dele oplysninger med:

  • Din arbejdsgiver
  • Din pensionskasse
  • Samarbejdspartnere, leverandører og forhandlere, herunder IT-leverandører, support, vareleverandører og finansielle institutioner, som vi samarbejder med

Opbevaring

Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

Persondata slettes efter 3 år regnet fra sidste lejedato.

Bogføringsbilag, fakturaer mv. opbevares iht. bogføringsloven.

Du kan altid selv anmode om at få din profil slettet ved at logge på Bookhus.

Formål

Rekruttering – jobansøgere.

Effektiv og korrekt rekruttering iht. gældende lovgivning og interne politikker.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

  • Jobansøgninger (CV, eksamensbeviser, begrundelse for afslag, noter fra jobsamtaler)
  • Personlighedstest

Følsomme oplysninger og oplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser:

  • Helbredsoplysninger
  • Straffeattest

Kilder

Vi indsamler oplysninger fra følgende kilder:

  • Direkte fra dig
  • TDC

Behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysningerne baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Artikel 6.1.a (samtykke)
  • Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som personen er part i eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt

Videregivelse af oplysninger  

Vi kan dele oplysninger med:

  • TDC (personale-administration og rekruttering i TDC Pensionskasse varetages af TDC, og oplysningerne opbevares af TDC. Nogle oplysninger ligger i sagens natur og af praktiske hensyn lokalt i TDC Pensionskasse.)

Opbevaring

Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

Uopfordrede ansøgninger slettes 6 mdr. fra modtagelsen. Ansøgninger til opslåede stillinger slettes 6 mdr. fra afslag på stilling.

Straffeattest: Afslået ansættelse: Slettes straks i forbindelse med afslag på ansøgning. Ansættelse: Fremvises i forbindelse med ansættelse (gemmes ikke). Ansatte: Gemmes på personalefilen. Slettes på forlangende.

Helbredsoplysninger slettes straks i forbindelse med afslag på ansøgning. Ved ansættelse vil de typisk kun være relevante med medarbejdere, der har behov for særlige hjælpeforanstaltninger pga. handicap eller sygdom. Gemmes på personalefilen.

Personlighedstest slettes efter 6 mdr.

Jobinterview: Møde i kalender slettes efter afholdelse.

Vi kan overføre dine personoplysninger til lande udenfor EU/EØS. Overførsler vil kun ske til specifikke formål, og vi vil altid sikre, at der er fornødne garantier på plads, når der sker en overførsel til et land uden for EU/EØS. I forbindelse med IT-drift og support kan vi overføre dine personoplysninger til Indien. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionen standardkontrakter. Du kan få en kopi af standardkontraktbestemmelserne ved at kontakte os på TDP-gdpr@tdc.dk.

Vi benytter Microsoft 365, hvorfor der kan ske overførsel af personoplysninger til lande udenfor EU. Du kan se listerne over Microsofts underdatabehandlere på Microsofts hjemmeside, her, her og her. I nogle tilfælde er landet godkendt af EU-Kommissionen som et såkaldt "sikkert tredjeland", og ellers sker overførslen på grundlag EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Du kan få en kopi af standardkontraktbestemmelserne ved at kontakte os på TDP-gdpr@tdc.dk.

Som registreret har du iht. persondataforordningen følgende rettigheder:

  • Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
  • Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
  • Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
  • Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, fx Datatilsynet.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at rette henvendelse til TDC Pensionskasse, jf. ovenfor.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du fx har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde. Det afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne. Derudover kan ovenstående betingelser være begrænsede som følge af, at behandling af dine personoplysninger som udgangspunkt er nødvendige, fx i forbindelse med udbetaling af pension eller administration af lejemål.

Denne persondatapolitik er senest opdateret 13. december 2018.