Persondatapolitik – behandling af persondata i TDC Pensionskasse

TDC Pensionskasse-koncernen (TDC Pensionskasse) indsamler, registrerer og behandler personoplysninger om pensionskassens medlemmer, lejere af pensionskassens boliger og lejere af pensionskassens feriehuse.

Oplysningerne opbevares, så længe de er nødvendige af hensyn til nedennævnte formål og i henhold til gældende lovgivning, hvorefter oplysningerne slettes.

Som dataansvarlig har TDC Pensionskasse indgået databehandleraftaler med de virksomheder, der behandler data på TDC Pensionskasses vegne.

Formål

Medlemsadministration – pensionskassens medlemmer (og disses ægtefæller og børn).
Sikre korrekt udbetaling af pension iht. pensionsaftale og efterleve gældende lovgivning.

Personoplysninger

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnr.
  • Mailadresse
  • Foto
  • CPR-nr.
  • Kontonr.
  • Skattekortoplysninger
  • Lønnr.
  • Vielsesdato og civilstand
  • Familierelationer (ægtefæller og børn)
  • Pensionsforhold
  • Dato og årsag for fratrædelse fra TDC
  • Dødsfald (dato)
  • Funktion i TDC

Følsomme oplysninger:

  • Helbredsoplysninger (registreres (med samtykke), hvis de har betydning for udbetaling af pension)

Retsgrundlag

Vi behandler personoplysningerne baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Artikel 6.1.a (samtykke)
  • Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som personen er part i eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.
  • Artikel 6.1.c (nødvendig for at TDC Pensionskasse kan overholde en retlig forpligtelse, indberetning til SKAT)

Videregivelse af oplysninger

Vi kan dele oplysninger med offentlige myndigheder (fx SKAT) og PensionsInfo.
Vi offentliggør dødsfald på hjemmesiden.

Opbevaring

Anonymiseres elektronisk (de fysiske mapper slettes) efter 10 år regnet fra den dag, da den sidste ydelse blev betalt til medlemmet (eller et efterlevende medlem), eller hvis ingen betaling har fundet sted, fra den dag, da den første ydelse kunne kræves betalt.

Pensionsudbetalinger og skatteindberetninger slettes efter 5 år regnet fra udløbet af det regnskabsår, hvor aktiviteten har fundet sted.

Bogføringsbilag, fakturaer mv. opbevares iht. bogføringsloven.

Formål

Ejendomsadministration – lejere af pensionskassens boliger.
Effektiv og korrekt administration af udlejning af lejeboliger og efterlevelse af gældende lovgivning.

Personoplysninger

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnr.
  • Mailadresse
  • CPR-nr. (bruges ved indgåelse af kontrakt (elektronisk signatur) og ved flytteafregninger.)
  • Kontonr.
  • Ind- og udflytningsdato
  • Registreringsnr. (nummerplade)
  • Lejernr.

Retsgrundlag

Vi behandler lejernes personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som personen er part i eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt).

Videregivelse af oplysninger

Vi kan dele oplysninger med forsyningsselskaber, måleaflæsningsvirksomheder, Penneo og DEAS/Findbolig.

Opbevaring

Slettes efter 3 år regnet fra fraflytningsdato.

Uafsluttede sager med lejer fastfryses, indtil sidste ydelse er betalt.

Bogføringsbilag, fakturaer mv. opbevares iht. bogføringsloven.

Formål

Feriehusadministration – lejere af pensionskassens feriehuse.
Effektiv og korrekt administration af udlejning af feriehuse iht. gældende regler.

Personoplysninger

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnr.
  • Mailadresse
  • CPR-nr.
  • Lønnr.
  • Tilhørsforhold til pensionskasse
  • Arbejdssted

Retsgrundlag

Vi behandler lejernes personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:
Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som personen er part i eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt).

Videregivelse af oplysninger

-

Opbevaring

Slettes 5 år regnet fra sidste lejedato.


Formål

Rekruttering – jobansøgere.

Effektiv og korrekt rekruttering iht. gældende lovgivning og interne politikker.

Personoplysninger

  • Jobansøgninger (CV, eksamensbeviser, begrundelse for afslag, noter fra jobsamtaler)
  • Personlighedstest

Følsomme oplysninger og oplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser:

  • Helbredsoplysninger
  • Straffeattest

Retsgrundlag

Vi behandler personoplysningerne baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Artikel 6.1.a (samtykke)
  • Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som personen er part i eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt

Videregivelse af oplysninger  

Vi kan dele oplysninger med TDC HR. 

Personaleadministration og rekruttering i TDC Pensionskasse varetages af TDC HR, og oplysningerne opbevares af TDC HR.

Nogle oplysninger ligger i sagens natur og af praktiske hensyn lokalt i TDC Pensionskasse. Her gælder samme vilkår.

Opbevaring

Uopfordrede ansøgninger slettes 6 mdr. fra modtagelsen. Ansøgninger til opslåede stillinger slettes 6 mdr. fra afslag på stilling.

Straffeattest: Afslået ansættelse: Slettes straks i forbindelse med afslag på ansøgning. Ansættelse: Fremvises i forbindelse med ansættelse (gemmes ikke). Ansatte: Gemmes på personalefilen. Slettes på forlangende.

Helbredsoplysninger slettes straks i forbindelse med afslag på ansøgning. Ved ansættelse vil de typisk kun være relevante med medarbejdere, der har behov for særlige hjælpeforanstaltninger pga. handicap eller sygdom. Gemmes på personalefilen.

Personlighedstest slettes efter 6 mdr.

Jobinterview: Møde i kalender slettes efter afholdelse (eller anonymiseres).

Ønsker du yderlige oplysninger, kan du kontakte den overordnet ansvarlige for persondatahåndtering i TDC Pensionskasse (mail tdp-gdpr@tdc.dk og telefon 6666 4462). Sender du et fysisk brev til os herom, skal brevet mærkes ”persondatahåndtering”.

Som registreret har du iht. persondataforordningen følgende rettigheder:

  • Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
  • Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
  • Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
  • Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, fx Datatilsynet.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at rette henvendelse til den overordnet ansvarlige for persondatahåndtering i TDC Pensionskasse, jf. ovenfor.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du fx har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde. Det afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne. Derudover kan ovenstående betingelser være begrænsede som følge af, at behandling af dine personoplysninger som udgangspunkt er nødvendige, fx i forbindelse med udbetaling af pension eller administration af lejemål.

Denne persondatapolitik er senest opdateret 24. maj 2018.